La numérisation des documents est devenue une tâche quasiment obligatoire dans la partie administrative d’une entreprise. Aujourd’hui, et encore plus depuis la crise sanitaire, le digital s’est vu s’imposer dans le quotidien des entreprises mais également dans celui des cabinets d’avocats !
Pourquoi ? Tout simplement car il est considéré comme une véritable opportunité de performance et de développement.
Mais encore faut-il en tirer le meilleur parti ! Car oui, un cabinet d’avocats dispose d’une organisation différente de celle d’une entreprise. Par conséquent, il n’a donc pas les mêmes problématiques de gestion, notamment celle des pièces/documents…Le domaine légal restant une branche où le format papier est extrêmement exploité.
Chez les avocats, il est notamment utilisé dans la constitution de dossiers ou en guise de preuve, alors que dans le cadre de la profession de notaire, celui-ci va être surtout utilisé pour établir leurs actes. Cependant, de plus en plus de cabinets sont amenés à devoir traiter des pièces numérisées.
Dans cet article, on vous dit tout sur la numérisation de vos documents et surtout on vous explique comment l’optimiser au sein de votre cabinet tout en sécurisant vos données !
Qu’est ce que la numérisation des documents ?
Quel est l’intérêt de la numérisation ?
Numériser quand on est un cabinet d’avocats : bonne idée ?
Comment travailler sur un document numérisé ?
ISIDOC et SmartScan : vos alliés dans la numérisation et la gestion de vos documents
Qu’est ce que la numérisation des documents ?
Avant de rentrer dans le vif du sujet, rien de tel qu’une petite définition pour bien comprendre de quoi nous parlons.
Car oui, il arrive très souvent qu’on confonde “numérisation de documents” et “dématérialisation des documents” qui sont pourtant des notions bien distinctes.
Apparue dans les années 80, la numérisation se traduit par l’action de convertir des documents en format papier ou image en document électronique. La numérisation permet donc de :
– Procéder à la reconnaissance d’un contenu
– Faire une copie de celui-ci
– De le stocker
– De procéder à l’indexation
– De faire une recherche
A contrario, la dématérialisation englobe des enjeux beaucoup plus larges (dont notre fameuse numérisation). En effet, cette notion vise à repenser TOUS les aspects des processus de traitement de flux des documents (acteurs, rôles, outils…).
Quel est l’intérêt de la numérisation ?
Au-delà de transformer un papier en format numérique, la numérisation dispose de véritables avantages dans la gestion de vos pièces. C’est d’ailleurs pour cela qu’il est de plus en plus recommandé aux entreprises qui travaillent avec de nombreux documents de se tourner vers elle.
Car oui, numériser ses pièces peut représenter un véritable gain de temps et de productivité !
Pourquoi ? Et bien car la numérisation de documents permet d’automatiser de nombreuses étapes de gestion des documents, de leur acquisition jusqu’à leur archivage.
Également, cette action permet de simplifier les échanges de fichiers et donc de fluidifier la communication au sein d’une même structure. Du coup, nous sommes moins obligés de courir partout de bureau en bureau pour obtenir tel ou tel fichier.
Et avec le télétravail qui s’est de plus en plus répandu dans toutes les entreprises, dont les cabinets d’avocats, le fait de travailler avec des documents numérisés permet de travailler ensemble sans avoir à prendre en compte les distances physiques.
Mais ce n’est pas tout !
Numériser vos documents vous permettra également de réduire vos coûts de gestion pour tout ce qui concerne l’achat de papier, de consommables d’impression ou d’optimisation des espaces de travail. Et surtout, cela vous permettra de stocker numériquement vos pièces et donc de pouvoir faire beaucoup plus de place sur votre bureau ! ✨
Numériser quand on est un cabinet d’avocats : bonne idée ?
Et là, nous arrivons dans le vif du sujet !
“Mais qu’en est-il de la numérisation pour les cabinets d’avocats ?”
Car oui, la profession d’avocat est soumise à la question de protection et de confidentialité des données.
En effet, il est important pour vous de garantir la vie privée de vos clients et surtout d’assurer la sécurité de l’ensemble des informations communiquées et échangées. Il est donc fondamental que les dossiers sur lesquels vous travaillez ne soient accessibles qu’aux personnes concernées.
Mais encore une fois, la numérisation peut également être un bon allié dans cette situation là ! En effet, lorsque vous numérisez vos documents, il vous est possible de les protéger avec un mot de passe pour les rendre plus difficiles d’accès aux personnes extérieures. (ce qui est beaucoup plus difficile avec des documents papier…)
Enfin, avec des documents numérisés, vous gagnerez beaucoup plus de temps dans votre travail d’archivage de vos documents juridiques.
Comment travailler sur un document numérisé ?
Ceci est une bonne question. Il est bien connu que les Avocats se retrouvent très souvent dans l’obligation de devoir tamponner, numéroter, annoter, remplir (…) leurs pièces. Mais entre les documents reçus par mail (souvent de mauvaise qualité), les documents papier (souvent mal organisés), cela peut vite devenir un véritable casse-tête.
Et pour beaucoup, cette étape se traduit par :
– Imprimer toutes les pièces
– Les travailler manuellement
– Les scanner une à une
Sauf qu’il est complètement possible de travailler sur une pièce numérisée sans avoir à passer par l’étape “retourner faire la queue au photocopieur”.
Mais encore faut-il s’équiper des bons outils !
Car oui, sur Internet, pléthore de logiciels en ligne vous proposent divers outils pour travailler sur vos pièces, en particulier sur vos PDF. Mais attention, car ces derniers, même s’ils disposent d’une praticité non négligeable, ne garantissent pas la sécurité de vos données…
Il est donc important de choisir des solutions spécifiquement conçues pour les cabinets d’avocats qui sauront répondre aux enjeux propres à la profession.
ISIDOC et SmartScan : vos alliés dans la numérisation et la gestion de vos pièces
Chez ISIS, notre passion est d’accompagner les cabinets d’Avocats dans la gestion de leurs pièces afin qu’ils puissent l’optimiser pour gagner en productivité, et donc en temps.
Avec notre solution SmartScan, nous vous permettons notamment de numériser vos pièces directement depuis votre poste de travail, et cela, sans vous déplacer !
La numérisation se fait de façon “intelligente” puisque les recto-verso sont scannés en un seul passage, les pages blanches sont automatiquement supprimées, les documents à l’envers sont retournés, et tous les formats sont acceptés (A3, A4, A5, chèques, cartes de visite, tickets de parking ou de caisse…)
Le petit bonus :
– L’intégration directe à votre logiciel de gestion de cabinet (+ de 15 intégrations disponibles)
– La compression exceptionnelle, qui génère des fichiers jusqu’à 50 fois plus légers que via un multifonction ! (Idéal pour RPVA, Télérecours, Opalexe, ou simplement pour envoyer par mail…)
Mais toujours pour aller plus loin dans l’optimisation de la gestion des pièces, nous avons également créé la solution ISIDOC qui vous permet :
– De tamponner vos pièces en 3 clics
– De bénéficier de toutes les fonctions essentielles de gestion des PDF
– De compresser (jusqu’à 50 fois) vos PDF
– De convertir vos PDF en Word
– De comparer vos contrats/conclusions en un clin d’oeil
Le tout directement intégré à votre logiciel de gestion !
Mais au delà des aspects pratiques que ces solutions vous apportent, elles vous permettent également d’être plus respectueux de l’environnement ! En effet, chez ISIS, un de nos objectifs principaux est de vous aider à diminuer votre consommation de papier, car :
👉 ça prend moins de place sur le bureau
👉 c’est bon pour notre planète, et ça, c’est important 🌿
Nos clients constatent d’ailleurs une diminution de près de 30% depuis l’arrivée des solutions ISIS dans leur cabinet !
Découvrez nos solutions sans plus attendre ! Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter ou à essayer gratuitement notre logiciel . Nos équipes restent à votre disposition.