Dématérialisation
Documents juridiques électroniques : optez pour la dématérialisation
Chaque jour, le nombre de messages échangés augmente de plus en plus. En 2022, on estime que, quotidiennement, ce seront près de 347 milliards d’emails qui s’enverront. Bien évidemment, l’ensemble des secteurs professionnels sont concernés, dont celui du droit. Avocats et autres professionnels doivent eux aussi s’adapter à ces nouvelles méthodes de communication. Cela passe par l’adoption de certains outils numériques mais également par la mise en place de process digitaux bien pensés, dont la dématérialisation des documents juridiques. Cela aide notamment à mieux gérer les flux papiers, facilite l’échange et la transmission de l’information.
- Qu’est-ce la dématérialisation de documents juridiques ?
- Quels sont les enjeux de la dématérialisation de documents juridiques ?
- Quels sont les bénéfices à tirer de la dématérialisation de ses documents juridiques ?
- Quels sont les risques liés à la dématérialisation de documents juridiques ?
- Vers quel dispositif de dématérialisation de document juridique se tourner ?
- Dématérialisation de documents juridiques : notre conclusion
Qu’est-ce la dématérialisation de documents juridiques ?
On entend par « dématérialisation des documents juridiques », le fait de remplacer les documents qu’un avocat détient au format papier classique, par un document parfaitement similaire, au format numérique. Ces documents peuvent être de diverses factures : contrat, facture, act légal ou autres.La dématérialisation de ses documents juridiques s’observe dans deux cas bien précis:
Passage d’un format papier au format numérique :
il est possible de travailler sur un dossier au format papier, d’y apposer des notes, remarques et autres, avant de le digitaliser, afin de l’envoyer à sa banque de données ou à ses collaborateurs.
Travailler depuis un format digital
certains avocats et autres professionnels du droit vont préférer travailler directement leurs documents, au format numérique. Ainsi, afin d’aller en ce sens, ils n’auront pas besoin d’une version papier mais bien d’une version numérisée de ce document.
Dans tous les cas, la dématérialisation de documents juridiques répond à de nouveaux besoins de la part des avocats, qui doivent eux aussi s’adapter aux nouvelles technologies et méthodes de travail que ces dernières imposent.
Bien souvent, une telle stratégie s’accompagne à ce titre, d’une GED (Gestion électronique des documents), qui n’est autre qu’une plateforme, qu’un outil, qui permet de gérer au mieux ses documents dématérialisés, de les stocker et d’en assurer la conservation.
Enfin, ces documents s’accompagnent le plus souvent d’une solution annexe, dans le but d’assurer l’authenticité, la légalité de ces derniers, comme une signature électronique. Ces signatures électroniques sont vues par la loi comme une preuve tangible d’authenticité, au même titre qu’une signature écrite.
Quels sont les enjeux de la dématérialisation
de documents juridiques ?
La transition numérique
La dématérialisation de documents juridiques répond à de nombreux besoins, à commencer par le fait d’apporter un premier élément de réponse aux enjeux technologiques de notre temps. Ainsi, il a fallu trouver une parade à la hausse du nombre de dossiers gérés, qui sont sous forme de dossier papier. Si bon nombre de spécialistes continuent de gérer leur affaire de manière “classique”, de plus en plus d’avocats embrassent le virage de la transition numérique et optent pour la dématérialisation de leurs documents juridiques. Cela permet de, peu à peu, se tourner vers le zéro papier mais aussi de gagner du temps.
Améliorer sa productivité
En effet, la numérisation de ses documents permet de gagner en productivité. L’accès à l’ensemble des informations est garanti en l’espace de quelques secondes seulement. Il est également plus simple et plus rapide de partager ses documents, informations et notés avec ses confrères et ses collaborateurs. Cela évite de passer de longues heures à rechercher tel ou tel document, information dans la salle des archives.
Renforcer sa relation client
Se pose également la question de la relation client. La prise de notes écrites peut prendre du temps, les documents peuvent vite s’éparpiller, se perdre entraînant ainsi un certain retard dans la gestion et le traitement du dossier en cours. La numérisation de ses documents juridiques, permet d’avoir un seul endroit ou stocker l’ensemble de ses informations, de pouvoir y avoir accès en quelques secondes et donc, de pouvoir mieux se concentrer sur le problème rencontré par son client, de pouvoir mieux l’appréhender et donc, de pouvoir mieux le gérer. Quels sont les bénéfices à tirer de la dématérialisation de ses documents juridiques ?
Gain de temps et d’espace
Comme nous venons de le voir, le premier véritable avantage de la dématérialisation de ses documents juridiques n’est autre que le gain de temps et d’espace. En effet, les tris à répétition de ses documents, de son administratif, l’archivage de ces derniers… Toutes ces actions chronophages sont remplacées par quelques clics. De quoi gagner un temps précieux mais également beaucoup de place !
La dématérialisation de documents juridiques, pour une efficacité renforcée
Se concentrer sur son métier
Le temps récupéré permet alors d’être plus efficace sur d’autres projets et tâches à forte valeur ajoutée. La dématérialisation de documents juridiques, offre la possibilité d’avoir un accès rapide et concis à l’ensemble des données les plus sensibles de son dossier, en un rien de temps. Les recherches inutiles sont remplacées par un travail de fond, à plus fort impact, sur ses dossiers et projets. De même, cela permet de synchroniser les méthodes de travail.
Le digital, pour réduire ses coûts
Enfin, dernier point important, la réduction des coûts. Un cabinet juridique reste une entreprise dont l’une des missions est de se focaliser sur l’essentiel. Certaines économies sont donc bienvenues. Les « vieux process » de travail (papier, impression, affranchissement de documents) peuvent coûter cher. En optant pour une solution de dématérialisation de ses documents juridiques, en plus de sécuriser ses données, un avocat peut être amené à réduire certaines dépenses.
Renforcer la communication interne
En optant pour un outil favorisant la dématérialisation de ses documents juridiques, un avocat, un cabinet d’avocats et l’ensemble des collaborateurs auront accès à une seule et même plateforme. L’interface est similaire pour tout le monde, les formats de documents acceptés permettent également à l’ensemble des collaborateurs de pouvoir y avoir accès.
Ces outils, cette stratégie, permet par ricochet, de renforcer la communication interne. Tout le monde peut retrouver et partager une donnée, une information en l’espace de quelques secondes. Les allers et retours se font de moins en moins et chacun s’y retrouve plus facilement. Une manière donc de renforcer la cohésion des équipes et la collaboration entre l’ensemble des acteurs, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise.
Quels sont les risques liés à la dématérialisation de documents juridiques ?
Les avantages de la numérisation de ses documents voire de l’ensemble de ses processus sont nombreux. Pour autant, certaines barrières peuvent s’interposer. Si la dématérialisation de ses documents juridiques fait passer un avocat dans le numérique, tout le monde n’a pas les mêmes facilités avec les nouvelles technologies.Une personne plus âgée, un professionnel ne souhaitant pas modifier ses habitudes bien rodées ne verront pas forcément d’un bon œil l’arrivée de tous ces changements. Vos collaborateurs, clients et autres sont-ils prêts à accepter de nouvelles méthodes de travail qui n’ont pas grand chose à voir avec ce qui a pu se faire auparavant ? Si les barrières à la dématérialisation de ses process ne sont pas nombreuses, il convient toutefois de bien les prendre en compte. Il est donc impératif de trouver les bons arguments afin de faire accepter cette nouvelle donne.
Vers quel dispositif de dématérialisation de document juridique se tourner ?
Avocats et professionnels du droit, si vous envisagez de vous tourner vers un outil de dématérialisation de documents juridiques, il est important de se tourner vers un partenaire de confiance, reconnu pour la qualité de son expertise.ISI-Store est une entreprise qui, depuis près de dix ans, travaille au contact d’avocats et professionnels du droit, afin de leur apporter tout un ensemble d’informations et de réponses quant à leurs besoins en numérique et exigences en matière de sécurité.Nous vous invitons de fait à nous contacter afin de vous renseigner au sujet de nos diverses offres, des conditions d’utilisation de ces dernières, ou dans le simple but de s’accorder sur une démonstration en temps réel de l’ensemble de nos outils.
Dématérialisation de documents juridiques : notre conclusion
Dématérialiser ses documents juridiques comporte son lot d’avantages. Entre gain de temps, d’espaces, d’argent et facilitation de la communication interne, passer à un tel modèle facilite grandement les process au quotidien. Pour autant, tout le monde n’a pas la même facilité avec les nouvelles technologies et outre ces barrières humaines, se pose également la barrière de l’acceptation de l’ensemble du secteur.Cependant, passer à un tel format, ouvre la porte à de nouvelles perspectives. La transition numérique peut être perçue comme une véritable chanvre et les outils eux, se veulent de plus en plus complets, pointus, adaptés et personnalisables. ISI-Store propose aujourd’hui une solution complète aux avocats soucieux d’avoir accès à des outils leur permettant de facilement gérer leurs documents digitaux, leur offrant la garantie de conserver intégrité et sécurité.N’hésitez donc pas à nous contacter pour plus d’informations sur le sujet. Notre support client se fera un plaisir d’étudier votre demande avant de vous faire un retour complet et précis.