Le E-tampon en détail
Vous avez entendu parler du e tampon et aimeriez en découvrir davantage ? Dans la suite de cet article, on vous présente tout du tampon numérique, ses avantages et les raisons pour lesquelles vous pourriez être tenté d’utiliser un tel outil pour votre organisation, pour votre cabinet d’avocat. Une question sur le sujet ? N’hésitez pas à nous contacter.
Un E-Tampon, c’est quoi ?
Quand utiliser un tampon numérique ?
Droit et sécurité : le e tampon est-il autorisé ?
Quels sont les avantages du e tampon ?
E tampon vs signature électronique, quelle est la différence ?
ISIS, un service de e tampon à votre service
Un E-Tampon, c’est quoi ?
Le tampon numérique, également appelé e tampon ou cachet électronique dispose des mêmes fonctions qu’un tampon « classique ». Il s’agit d’une signature digitale, garantissant :
- L’origine : il est important de confirmer l’origine du document, mais également des signataires afin de s’assurer de leur viabilité, de pouvoir les poursuivre ou les contacter si besoin
- L’intégrité : le document doit avoir été signé, certifié de manière tout à fait intègre. Les parties prenantes doivent avoir été mises au courant de tout ce qui touche au document avant de pouvoir le signer. Une fois le cachet apposé, cela vient le confirmer
- L’authenticité : le document doit être authentique. L’utilisation d’outils tels que des e tampon avocats permet de confirmer que ce dernier n’a pas été modifié suite à la signature ou à l’apposition du cachet
de tous les documents signés. Pour une entreprise, un avocat ou même une agence d’assurances et un client ou un cabinet d’avocat, il est impératif de pouvoir prouver la signature et le cachet d’un document en cas de besoin.
Contrairement au tampon manuel, le e tampon permet cependant de gagner énormément de temps et de tamponner un grand nombre de documents, de pièces et autres pages en quelques secondes seulement.
Quand utiliser un tampon numérique ?
Aujourd’hui, un tampon numérique peut être utilisé dans de très nombreux cas, notamment pour tamponner des bons de commande, des devis, des factures ou encore des reçus et autres documentations financières.
Cet outil peut également être utilisé par les avocats et autres magistrats, afin de certifier l’authenticité de pièces, de documents, de témoignages ou simplement certifier l’envoi en temps et en heure de documents importants.
Il existe deux types de tampons numériques :
- E tampon manuel : le tampon est apposé par un individu certifié et autorisé à examiner, valider et signer un document (peu importe lequel). L’accès à ce tampon numérique est sécurisé. En d’autres termes, seules les personnes pouvant y avoir accès pourront l’utiliser
- E tampon automatique : c’est une solution qui convient à un grand nombre de documents et qui ne nécessite aucune intervention humaine
Droit et sécurité : le e tampon est-il autorisé ?
Le secteur du tampon numérique et de la signature digitale est, depuis quelques années, très surveillé. Une réglementation européenne, l’eIDAS a d’ailleurs été mise en place afin de garantir la sécurité des documents et certifier leur authenticité. Cela facilite les échanges et la transmission de données dématérialisées.
Plusieurs critères doivent être réunis pour que le cachet soit réglementé
Le e tampon doit être lié à la personne qui l’a créé. Le cachet doit également être lié aux données utilisées lors de sa création afin que tout type de changement soit notifié et détectable. Il est à noter que ces données doivent être utilisées sous le contrôle du créateur. En effet, l’objectif est de fournir aux utilisateurs (entreprises, clients, avocats etc…) toutes les garanties nécessaires.
In fine, le tampon est bien autorisé et respecte les consignes de sécurité, s’il entre dans le scope eIDAS (ce qu’il a obligation de faire). Il permet donc de facilement transmettre ses dossiers par RPVA et, dans certains cas, est compatible Télérecours.
Quels sont les avantages du e tampon ?
Mais quels sont les autres avantages du tampon numérique ? On en recense trois. Premièrement, cela permet de considérablement réduire et limiter les coûts. Terminé l’achat d’encre, de papier et la perte de temps liée au tamponnage de l’ensemble de ses documents. Cela représente également un intérêt écologique indéniable.
Le second gros avantage, n’est autre que la sécurité. Grâce à lui, vous pourrez rassurer vos clients sur l’authenticité de vos documents, d’autant plus que le risque de répudiation se rapproche de zéro. Cela permet également de facilement collaborer avec la police, son client principal ou autre. Les possibilités sont donc nombreuses, tout en travaillant depuis son ordinateur, avec son produit, sa souris et une bonne connexion internet.
Enfin, cela permet de gagner énormément de temps. En effet, les tâches à effectuer sont automatisées et signer un grand nombre de documents ne prend plus que quelques secondes. Des outils efficaces et donc, très rentables, permettant de tirer, ranger et mettre en ordre ses fichiers, de les envoyer, d’ajouter des notes et d’indiquer certains points importants !
E tampon vs signature électronique, quelle est la différence ?
Fondamentalement, le tampon numérique et la signature électronique ont un objectif similaire, celui de permettre d’authentifier et garantir l’intégrité d’un document. Pour autant, le tampon digital et la signature électronique ont tendance à engager deux entités différentes. Une signature est plus personnelle, elle engage surtout la personne et non pas l’institution tandis qu’un tampon certifie l’approbation d’une organisation, d’un cabinet d’avocat par exemple.
Les deux apportent le même lot de sécurité, puisqu’ils sont régis par l’eIDAS (Electronic Identification, Authentication and trust Services), le règlement correspondant à la réglementation (UE) n° 910/2014 du Conseil européen et du Parlement européen. Cela offre un cadre légal et beaucoup d’assurance aussi bien pour les utilisateurs que pour la clientèle.
ISIS, un service de e tampon à votre service
Le tampon numérique, également appelé e tampon, est un outil relativement utile pour les avocats. Ils aident à authentifier les documents, à les envoyer et les partager entre les équipes. Un excellent moyen de gagner du temps, mais également de travailler en utilisant les outils légaux et recommandés.
Le e tampon ISI Store, ISIDOC, est directement utilisable sur les plateformes RPVA et Télérecours ! Il facilite donc grandement la vie aux spécialistes du droit. Cet outil est à personnaliser, il peut être de la taille de votre choix, avoir quelques options / fonctionnalités de votre choix et comporter votre nom ou celui de votre cabinet.
Vous êtes intéressé par le e tampon ? Ce dernier assure la confidentialité de vos documents. N’hésitez pas à nous contacter. Nos équipes restent à votre entière disposition et se feront un vrai plaisir de vous proposer une démonstration ainsi qu’un essai gratuit de 15 jours. Vous pourrez ensuite choisir si vous souhaitez incrémenter cet outil dans votre stratégie ou simplement supprimer cette fonctionnalité de la liste des outils utilisés au quotidien.